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4 outils pour optimiser son organisation

Aujourd’hui, nous allons parler de comment optimiser et organiser son temps de travail pour ne plus rien laisser au hasard. Je suis une maniaque de l’organisation et quelle joie de découvrir qu’il existe d’autres maniaques comme moi qui ont créé des super outils pour rendre la vie plus facile.

On a tous eu des moments où on ne savait plus où donner de la tête, où on en venait à oublier des choses au détriment des autres, car on croulait sous beaucoup trop d’informations.

Des rendez-vous presque manqués, un réseau social à l’abandon, une tête pleine d’idées et de tâches prête à exploser. Si tu en es là, où si tu veux éviter d’en arriver là, je te présente 4 outils pour résoudre ces problèmes.

1. Trello

Trello est un site où tu peux concevoir des tableaux. Il est entièrement modulable. Tu intègres une ou plusieurs « cartes » à tes colonnes où tu décris, ajoutes des tâches à cocher (et ça, c’est pratique pour voir l’avancée de ton travail), une dead-line, des pièces-jointes. Tu peux garder ton ou tes tableaux privés ou les mettre en public pour que d’autres les utilise comme modèle. Tu as la possibilité de le partager aussi avec les membres de ton équipe.

Pour y voir un peu plus clair, je te montre comment j’utilise cet outil.

J’ai un tableau « calendrier hebdomadaire ». Il me sert à organiser ma semaine sous forme de tâche, ou de to-do-list si tu préfères. Quand j’allume mon ordinateur, c’est la première chose que je regarde avant de me mettre au travail. Tu peux aussi créer un tableau plus simple sous forme de « à faire », « en cours » et « terminé ».

J’utilise aussi un tableau où je détermine mes objectifs à l’année, au mois, et les cases « en cours » et « terminé ». Cette dernière case fait beaucoup de bien à remplir au fil de l’année, je te le dis !

J’utilise la version gratuite qui offre la possibilité de créer 7 tableaux et ça me suffit largement. La version payante ( 12,50 $/ mois ) propose d’autres fonctionnalités plus accès sur le travail en équipe avec la création de timeline de travail, le mode calendrier où tu peux retrouver tes cartes, et d’autre déclinaisons de ce fameux tableau afin d’avoir une meilleure vue d’ensemble du travail de toute l’équipe et améliorer son efficacité.

Trello existe aussi en application sur Android ou Apple Store.

2. Google agenda

Si tu hésitais encore sur l’utilité de cet agenda, je vais te dire pourquoi il est efficace dans le travail.

Tu as la possibilité de noter tes rendez-vous avec tes clients et d’être notifié pour ne pas les louper. Tu peux même y ajouter la localisation du rendez-vous avec Google Map, des notes et des pièces jointes. Tu fixes tes heures de travail et tes tâches de la journée pour ne rien oublier. Tu partages ton agenda avec ton équipe pour visualiser ton organisation. Google Agenda te permet aussi de créer des objectifs, en répondant à un petit questionnaire, il planifie tout à ta place.

C’est simple, je n’ai plus d’agenda papier depuis que j’utilise cette application pour regrouper mes rendez-vous professionnels et personnels.

3. Notion

Je découvre cet outil au moment même où je t’écris et j’aime ce que je vois ! Je ne connais pas encore tout de ce site et aussi application, mais il est très intéressant à utiliser. Il a des fonctionnalités à ne plus savoir où en donner la tête. Tu as la possibilité de créer des pages/articles où tu peux tout insérer dedans : listes, photos, liens, tableau, galerie, calendrier, etc.

Il existe des modèles ou templates différents en fonction des domaines professionnels mais aussi personnels. Beaucoup de formations et guides sont disponibles pour aider à prendre en main cette application qui possède tellement de fonctionnalités. En plus d’en posséder elle-même, on peut importer d’autres applications comme Evernote, Trello, des Google docs, documents Word et bien d’autres.

C’est un carnet de notes hyper performant et puissant. Pour ma part, je l’utilise pour écrire mes articles et prendre des notes de mes idées avant de publier. Je peux faire d’une liste d’idées, un ensemble de pages où tout se relie en un seul clique. Si un article m’en inspire un autre alors je crée un lien dans le lien et les possibilités sont infinies. Je profite aussi de l’application pour organiser mon quotidien personnel. En résumé, Notion a un énorme potentiel et je pense que ça vaut le coup de s’y attarder même s’il peut paraître un peu complexe à utiliser au début.

Existe sur Apple Store et Android.

4. Later

Later est une application/site qui permet de programmer les publications des différents réseaux sociaux. On peut y organiser notre feed, écrire la description, programmer l’heure et le jour de publication. C’est super pour anticiper l’heure de publication et optimiser la régularité sur les réseaux (et on sait à quel point c’est important d’être régulier sur ces plateformes).

On peut y associer Instagram, Pinterest, Facebook, Linkedin, Tiktok et Twitter. Il y a donc largement de quoi faire !

Il existe plusieurs versions de l’application.

Les tarifs par ici

Personnellement, le modèle gratuit me suffit largement, je l’utilise exclusivement pour mes posts Instagram pour les programmer à l’heure de grande audience.

Seul bémol : Dans la version gratuite, on ne peut pas programmer de stories ni une publication en carrousel.

Existe sous Android et Apple Store.

Et voilà ! Tu as pleins d’outils à ta disposition pour cadrer tes journées et optimiser ton temps de travail pour plus d’efficacité. J’espère que cet article t’aura été utile !

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